1. Samestelling

Die Oudit- en Risikokomitee (hierna ‘die ORK’) is ’n amptelike komitee van die Nasionale Raad en bestaan uit ten minste vier lede, naamlik:

• een verteenwoordiger van die Nasionale Raad, wat as voorsitter optree;
• die uitvoerende hoof van FEDSAS; en
• twee ander, nie-uitvoerende lede wat die Nasionale Raad aanwys. 

Die nasionale voorsitter en die uitvoerende hoof is te alle tye geregtig op setels in die ORK.

Die eksterne ouditeure en finansiële bestuurder woon die vergaderings van die ORK op uitnodiging by, maar is nie lede nie.

Komiteelede dien vir ’n tydperk van drie jaar en word deur die Nasionale Raad aangewys.

Die minimum vereistes vir lidmaatskap is:

• die bereidheid en vermoë om waardevolle bydraes te lewer;
• integriteit, onafhanklike oordeel en toewyding;
• insig in FEDSAS se sake, produkte en dienste, en kennis van die entiteit se risiko’s en kontroles; en
• toepaslike finansiële kundigheid, en kennis van die jongste rekeningkundige en verslagdoeningstandaarde sowel as risikobestuur.

2. Sekretariaat

Die nasionale kantoor sal die ORK van sekretariële bystand voorsien.

3. Doel en bevoegdheid

Die doel van die ORK is om FEDSAS se risikobestuurstelsel, finansiële verslagdoening, ouditvereistes en interne kontrolebeginsels na te gaan en te moniteer om seker te maak dat daar ’n doeltreffende, deurlopende proses bestaan om risiko’s te bepaal, die impak daarvan te meet, en dit proaktief te bestuur en te moniteer. 

Die ORK het die gedelegeerde bevoegdheid om namens die Nasionale Raad:

• FEDSAS se begroting te ontvang, te hersien en aanbevelings daaroor by die Raad te doen;
• verslae oor FEDSAS se risikobestuursprosesse van die uitvoerende bestuur aan te vra, te ontvang en te beoordeel, waaronder interne ouditverslae, FEDSAS se risikobeoordelings en -profiel, en die organisasie se nakoming van wette, regulasies en goeie sakepraktyke wat risiko en risikobestuur betref;
• die Raad en uitvoerende bestuur van waarnemings en aanbevelings te voorsien oor verbeteringe aan die risikobestuurstelsel, en om dokumente oor die implementering van sodanige aanbevelings aan te vra; 
• enige risikobestuur- en risikobeperkingsake wat van belang kan wees te ondersoek of te laat ondersoek; 
• afsonderlik van die uitvoerende bestuur met FEDSAS se eksterne ouditeure te vergader om kwessies van interne kontrole, rekeningkunde of finansiële state te bespreek, en om oor die algemeen ’n gepaste verhouding met die eksterne ouditeure te handhaaf; 
• die bevindinge in die eksterne ouditeure se bestuursbriewe, sowel as die uitvoerende bestuur se reaksie daarop, te beoordeel en die Raad daaroor in te lig; 
• die Raad en die algemene jaarvergadering (AJV) van aanbevelings te voorsien oor die aanstelling, vergoeding, toesig en terugvoer oor die werk van FEDSAS se eksterne ouditeure; 
• enige geskille tussen die bestuur en die interne of eksterne ouditeure oor finansiële voorstelling en verslagdoening sowel as ander risikobestuur- en risikobeperkingsmaatreëls en -stelsels van FEDSAS te beoordeel en te besleg; en
• aanbevelings te doen oor geïdentifiseerde risiko’s en beperkingsmaatreëls en alle ander, verbandhoudende kwessies, vir die Raad se goedkeuring. 

4. Rolle, pligte en verantwoordelikhede 

• Die ORK konstitueer en vergader soos wat paragraaf 5 voorskryf.
• Die ORK beoordeel, verleen goedkeuring vir óf vra vir die hersiening van FEDSAS se prosesse, stelsels, hulpmiddele en formate vir begroting, finansiële bestuur en verslagdoening om seker te wees dat verslae oor die organisasie se finansiële posisie en risiko-ontledings akkuraat, tydig en in pas is met beleid en aan goeie beheer- en verslagdoeningspraktyke voldoen. 
• Die ORK beoordeel, verleen goedkeuring vir óf vra vir die hersiening van die posomskrywing (reglement), jaarlikse werkplan, alle verslae, bevindinge en aanbevelings van FEDSAS se interne ouditeur, of maak andersins seker dat die organisasie se risikobestuurstelsel gepas en voldoende is om: 
  • alle bestaande en ontluikende risiko’s te identifiseer, te moniteer en te beperk; 
  • FEDSAS te alle tye in staat te stel om enige en alle finansiële verpligtinge teenoor interne en eksterne partye (waaronder lenings aan of van eksterne of verwante partye, ensovoorts) akkuraat te dokumenteer en na te kom;
  • FEDSAS se bates voldoende te waardeer en teen alle redelike versekerbare risiko’s te verseker; en 
  • akkurate, tydige en betroubare uitvoerende bestuursinligting en -data aan te bied. 
• Die ORK onderneem ten minste een maal per jaar ’n formele beoordeling van die voldoendheid en gepastheid van FEDSAS se interne kontroles, voldoening en risikobestuur, waaronder alle bateversekering, vastebateregisters (waardasies en waardevermindering), stelsels vir leningsbestuur en toesig oor aanvullende sekuriteite (retensiereg en sekuriteite wat aan uitleners voorsien of vir lenings gehou word, ensovoorts), en belastingvoldoening (BTW, belastingvrystellings, en ander nasionale belastingvereistes).
• Die ORK beoordeel die gehalte van die werk van FEDSAS se interne ouditeur soos en wanneer sodanige pos geskep word, en doen aanbevelings oor die aanstelling, opleiding en ontslag van die interne ouditeur. 
• Die ORK kan ook gedurende vergaderings tyd opsysit om onafhanklik van die uitvoerende bestuur met die interne ouditeur te vergader om seker te maak dat enige inligting wat van wesenlike belang kan wees tydig en akkuraat openbaar gemaak word, hetsy intern of wyer.
• Die ORK moniteer die uitvoerende bestuur se implementering van aanbevelings oor FEDSAS se interne kontroles en risikobestuurstelsel, en voorsien die Raad van terugvoer oor vordering in dié verband, tesame met aanbevelings vir die verbetering of hersiening van enige maatreëls wat ingestel of nié ingestel is nie, na gelang van omstandighede.
• Die ORK handhaaf ’n professionele verhouding met FEDSAS se eksterne ouditeure, wat kan insluit om afsonderlik van die uitvoerende bestuur met die eksterne ouditeure te vergader om seker te maak dat enige inligting van wesenlike belang tydig en akkuraat openbaar gemaak word. 
• Die ORK beoordeel die begroting, finansiële state en geïntegreerde jaarverslag sowel as die eksterne ouditeure se bevindinge, aanbevelings en bestuursbriewe sorgvuldig, en beveel die goedkeuring of hersiening daarvan aan by die Raad, voordat die ORK die Raad bystaan om sy geïntegreerde jaarverslag te finaliseer.
• Die ORK staan die voorsitter van die Raad by met alle nodige dokumente om te sorg dat inligting oor die lede en reglement van die ORK én oor voldoening aan die reglement by die Raad se jaarverslag ingesluit word. 
• Die ORK hou jaarliks nabetragting oor sy interaksie met die eksterne ouditeure, wat insluit ’n beoordeling van die eksterne ouditeure se werkgehalte en onafhanklikheid, en doen by die Raad daaroor verslag. Voor elke AJV voorsien die ORK die Raad van aanbevelings oor die aanstelling, ontslag en vergoeding van FEDSAS se eksterne ouditeure. Die Raad moet die ORK se aanbevelings in ag neem wanneer die aanstelling van eksterne ouditeure by die AJV aanbeveel word. 
• Die ORK-voorsitter moet elke AJV van FEDSAS bywoon om enige tersaaklike vrae te beantwoord. 
• Die ORK onderneem ten minste een keer elke drie jaar ’n deeglike beoordeling van die funksionering van die eksterne ouditeure in hulle verskillende hoedanighede. Die hoofgevolgtrekkings van hierdie beoordeling word aan die AJV gekommunikeer om ’n ingeligte besluit oor die aanstelling van eksterne ouditeure moontlik te maak. 
• Die ORK stel die Raad stiptelik in kennis van alle aksies deur die komitee en belangrike ontwikkelings waarvan die komitee bewus word. Die ORK lê by elke Raadsvergadering ’n verslag voor oor die komitee se aksies, bevindinge en aanbevelings, indien enige.

5. Vergaderings

ORK-vergaderings word deur die voorsitter belê.

Die ORK vergader na gelang van behoefte, maar ten minste twee maal per jaar voor Nasionale Raadsvergaderings.

Buiten in ongewone en dringende omstandighede, word kennisgewings van vergaderings met die datum, tyd en plek sowel as die agendapunte van die vergadering ten minste vier (4) dae voor vergaderings aan alle ORK-lede voorsien.

’n Kworum by ’n vergadering bestaan uit ten minste 50% van lede, plus een.

6. Vergaderprosedure

Die prosedure vir ORK-vergaderings word deur die ORK self bepaal, en strook andersins met die FEDSAS-grondwet en gewone vergaderprosedures.

Die ORK-sekretariaat notuleer alle verrigtinge. Enige lid van die Nasionale Raad is geregtig op ’n afskrif van sodanige notules, met die goedkeuring van die ORK-voorsitter.

Alle notules van die ORK word by die Nasionale Raad ingedien.

7. Algemeen

Die ORK is in die uitvoering van sy pligte ingevolge hierdie reglement daarop geregtig om sodanige professionele of ander eksterne advies in te win as wat die komitee nodig ag.

Die Nasionale Raad moet toesien dat die ORK toegang het tot professionele advies van sowel binne as buite FEDSAS om die ORK in staat te stel om sy pligte uit te voer.

Die Nasionale Raad kan hierdie reglement van tyd tot tyd na eie goeddunke wysig.

Hierdie reglement is op Maart 2023 deur die Nasionale Raad goedgekeur.